CENTRE BELLE ALLIANCE
Postée il y a 10 heures
PRESENTATION DE LA STRUCTURE :
Belle Alliance est un établissement autonome public médico-social situé sur la commune de Groslay. Il accompagne un public en situation de handicap au sein de l'ESRP (Réadaptation professionnelle) et du SAMSAH (Accompagnement médico-social).
Pour plus d'informations sur notre établissement : https://bellealliance.fr/
DESCRIPTION DU POSTE :
Dans le cadre d'un remplacement à la suite d'un départ en retraite, nous recrutons un(e) assistant(e) de direction H/F en CDI avec période d'essai de 4 mois renouvelable une fois. Vous serez en lien direct avec la Directrice de l'établissement et interviendrez en support de son activité.
Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :
o Gérer le secrétariat courant et l'organisation de la vie professionnelle de la direction (gestion de l'agenda, des plannings et de la boite mail de la Directrice ; filtrage des informations ; rédaction de correspondances et des notes de service ; réception, ouverture et vérification du courrier puis répartition aux services concernés)
o Passer des commandes de fournitures, matériel ou consommables, contrôler le suivi des livraisons
o Assurer les partenariat/Intendance extérieurs (lien avec la mairie, rédactions de certaines Conventions en lien avec la Direction)
o Suivre et centraliser les documents de la loi 2002-2 (Rapport d'activité chaque année, rapport d'étape, Projet d'Établissement)
o Organiser et planifier l'agenda institutionnel (CA, CSE, instances.)
o Assurer un soutien à la démarche Qualité d'Évaluation HAS 2027 (lien avec les divers groupes de travail, organisation)
o Assurer le reporting (prises de notes, mettre en forme des comptes rendus de réunions, CODIR, effectuer des travaux de bureautique)
o Suivre les projets et activités de la direction (veille appels à projet, alertes diverses : sanitaires, ARS, mouvement de grève, Marchés Publics.)
o Suivre le rétroplanning général en lien avec tous les cadres
o Veiller à la continuité de service
o Connaitre les procédures de l'établissement
o Archiver des dossiers administratifs
o Participer au groupe de travail « Évènementiel et œuvres sociales »
o Assurer le lien et les transmissions avec le service RH (gestion de l'agenda de recrutement en lien avec la Directrice, prise de rendez-vous du candidat et demande de simulation de salaire aux RH, création d'un dossier candidat papier, accueil du candidat)
PROFIL SOUHAITE :
o Diplôme en secrétariat ou équivalent
o Connaissance du secteur médico-social appréciée
CONDITIONS D'EXERCICE :
o CDI de droit public (période d'essai de 4 mois, renouvelable 1 fois)
o Travail à 37h (12 RTT par an)
o Travail du lundi au vendredi
o Rémunération brute : de 1 800 à 2 300€ (selon expérience et qualification)
AVANTAGES :
o Restauration sur place
o Remboursement des transports en commun à hauteur de 50%
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : 1 800,00€ à 2 300,00€ par mois
Avantages :
Prise en charge du transport quotidien
Restaurant d'entreprise
RTT
Horaires :
Du lundi au vendredi
Travail en journée
Expérience:
Secrétariat: 1 an (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Techniques de prise de notes,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Aide par le travail
Liste des qualités professionnelles:
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.